VAT compliance w Polsce

Możesz mieć obowiązek rejestracji na potrzeby VAT w Polsce, jeżeli m.in.:

• sprzedajesz towary na terytorium Polski

• sprzedajesz towary z Polski i wywozisz je do kraju Unii Europejskiej bądź nabywasz je z kraju Unii Europejskiej do Polski

• świadczysz usługi związane z nieruchomościami na rzecz podmiotu, który nie rozliczy podatku VAT w Polsce

• importujesz towary spoza Unii Europejskiej na terytorium Polski

• eksportujesz towary z terytorium Polski poza Unię Europejską

Zgłoszenie rejestracyjne do urzędu skarbowego należy złożyć przed dokonaniem pierwszej czynności opodatkowanej na terenie Polski.

Zwolnienia ze względu na realizowane obroty w roku podatkowym (sprzedaż do 200 000 PLN) nie stosuje się do podatników nieposiadających siedziby działalności na terytorium Polski. Jeżeli w tej sytuacji nie wykonujesz innej działalności zwolnionej ze względu na jej przedmiot (np. niektóre usługi w zakresie opieki medycznej bądź o charakterze finansowym), masz obowiązek się zarejestrować niezależnie od realizowanych obrotów.

Rejestracja przedsiębiorcy zagranicznego trwa co do zasady ok. 2 tygodni od dnia złożenia kompletnych dokumentów. Pamiętaj, że upoważnienie innego podmiotu do składania deklaracji podatkowych wymaga dodatkowo rejestracji pełnomocnictwa.

Sama rejestracja VAT nie wymaga założenia polskiego rachunku bankowego. Pamiętaj jednak, że w Polsce nie jest możliwy zwrot podatku VAT wykazanego w polskich rozliczeniach podatkowych na zagraniczny rachunek bankowy. Dodatkowo, założenie polskiego rachunku bankowego będzie wymagane w przypadku dokonywania transakcji w trybie tzw. Split Payment. Polski rachunek bankowy powinien być wpisany na białą listę.

W Polsce nie istnieje roczna deklaracja VAT. Każdy okres rozliczeniowy jest odrębnym okresem. Jeżeli nie wykazałeś transakcji w prawidłowym okresie rozliczeniowym, masz obowiązek jej skorygowania.

Jako podatnik VAT jesteś uprawniony do odliczenia podatku po spełnieniu określonych warunków:

• zostałeś zarejestrowany jako podatnik VAT czynny

• zakupione towary lub usługi mają związek z wykonywanymi przez Ciebie czynnościami opodatkowanymi, tj. wykonywaną działalnością gospodarczą

• otrzymałeś dokument uprawniający do odliczenia podatku (najczęściej faktura)

• wydatek nie jest objęty wyłączeniem (np. usługi noclegowe i gastronomiczne)

Ponadto, istnieją przypadki uniemożliwiające odliczenie podatku VAT. Nie możesz odliczyć podatku VAT m.in., gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu, jest zwolniona z opodatkowania bądź została udokumentowana pustą fakturą (np. w zakresie czynności nieistniejącej).

Podstawowy termin zwrotu podatku VAT w Polsce to 60 dni dnia rozliczenia VAT (złożenia pliku JPK z odpowiednią dyspozycją). W przypadku, gdy nie wykonałeś żadnej sprzedaży termin zwrotu ulega przedłużeniu do 180 dni. Naczelnik urzędu skarbowego ma prawo przedłużyć ten termin, jeżeli uzna, że dokonanie zwrotu podatku VAT wymaga dodatkowej weryfikacji.

Zwrot podatku VAT bywa bardzo często weryfikowany przez urząd skarbowy w drodze tzw. czynności sprawdzających. W praktyce urząd skarbowy prosi o dokumenty, które zostały wykazane w rozliczeniu, w szczególności faktury sprzedaży, zakupu, dokumenty potwierdzające wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej, przemieszczenia w ramach Unii Europejskiej w wykonaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jak również wyjaśnienia w przedmiocie związku zakupów z działalnością opodatkowaną (schemat działalności gospodarczej).

Jeżeli dokonałeś zakupów w Polsce, nie wykazałeś sprzedaży (z określonymi wyjątkami) i nie masz w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, możesz złożyć wniosek o zwrot VAT w trybie dla zwrotu dla podmiotów zagranicznych. Wniosek należy złożyć za pośrednictwem administracji podatkowej kraju rejestracji w terminie do 30 września po roku podatkowym, którego wniosek ten dotyczy. Ten termin jest nieprzekraczalny.

Nie, usługi powinny być opodatkowane co do zasady w kraju ich nabywcy. Nawet jeżeli jesteś zarejestrowany w Polsce, usługa nie będzie opodatkowana w Polsce, jeżeli:

• nie masz w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej

• nie nabywasz usługi, dla której określono szczególne miejsce świadczenia (np. usługa związana z nieruchomością)

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest zwolniona z opodatkowania po spełnieniu określonych warunków, w tym dokumentacyjnych. Podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z Polski do innego kraju UE. Zwyczajowo są do dokumenty przewozowe otrzymane przez przewoźnika (np. prawidłowo wypełnione listy CMR) i specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (informacje takie jak np. ilość, waga, miara towarów).

Co do zasady możesz być zarejestrowanym podatnikiem VAT w Polsce bez żadnych transakcji w rozliczeniach VAT. W przypadku jednak składania zerowych deklaracji przez okres 6 kolejnych miesięcy lub dwóch kolejnych kwartałów, urząd skarbowy może wykreślić podatnika VAT z rejestru. Wykreśleniu można zapobiec m.in. w przypadku udowodnienia, że składanie deklaracji zerowych wynika ze specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej.

Przedsiębiorcy zagraniczni, którzy mają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, będą zobowiązani do stosowania systemu KSeF. Wprowadzenie systemu KseF jest planowane 01.02.2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. kwotę 200 000 000 PLN i od 01.04.2026 r. dla pozostałych.

Podstawowa stawka VAT wynosi 23%. Na określone towary i usługi możliwe jest stosowanie stawek 8%, 5% albo 0%. Jeżeli nie jesteś pewien stosowanej stawki VAT, możesz zwrócić się o wydanie tzw. Wiążącej Informacji Stawki.

Kończąc działalność w Polsce należy zgłosić ten fakt na podstawie specjalnego formularza w terminie 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.