VAT Compliance in Polen
VON ZANTHIER & DACHOWSKI
VAT Compliance
Wir unterstützen ausländische Mandanten bei der korrekten Abrechnung der Umsatzsteuer in Polen. Unsere Dienstleistungen umfassen die Erstellung und Abgabe von Umsatzsteuererklärungen, Steuerplanung sowie die Vertretung bei Steuerprüfungen und -verfahren. Wir entlasten unsere Mandanten von ihren umsatzsteuerlichen Pflichten in Polen, damit sie sich voll und ganz auf die Entwicklung ihres Unternehmens konzentrieren können.
Wen unterstützen wir?
Wir helfen Ihnen vor allem dann, wenn Sie mit den folgenden Herausforderungen zu tun haben:
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Sie sind nicht mit den polnischen Vorschriften und dem kulturellen Kontext der Umsatzsteuerabrechnung vertraut, was zu Missverständnissen im Umgang mit den polnischen Steuerbehörden führen kann
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Sie verfügen nicht über ausreichende personelle oder technische Ressourcen, um Ihren Verpflichtungen zur Einhaltung der Umsatzsteuer in Polen nachzukommen
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Sie befürchten fehlerhafte Steuerabrechnungen oder Dokumentationsfehler, die sich nachteilig auf die Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern auswirken können
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Sie sind besorgt über Ihre persönliche finanzielle, disziplinarische oder rufschädigende Haftung im Zusammenhang mit einer fehlerhaften Abrechnung der Umsatzsteuer in Polen
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Sie benötigen Unterstützung bei der Verwaltung der Liquidität Ihres Unternehmens, indem Sie bei der Rückerstattung der Umsatzsteuer, der Ermittlung der Auswirkungen von Rechnungsanpassungen und Split Payment auf den Cashflow behilflich sind
Wie können wir helfen?
Wir unterstützen unsere Mandanten vor allem in den folgenden Bereichen:
Umsatzsteuerregistrierung und Buchhaltung
Wir registrieren Unternehmen für die Umsatzsteuer in Polen und führen monatliche Umsatzsteuerabrechnungen (Steuererklärungen, Erstattungen) durch. Wir erbringen Dienstleistungen auf der Grundlage von Originaldokumenten, die die vollständige Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, oder von digitalen Daten, die die Durchführung der Abrechnungen beschleunigen.
Umsatzsteuerberatung
Wir unterstützen Sie bei den täglichen Umsatzsteuer-Aufgaben, von der Strukturierung der Rechnungsstellung bis zur detaillierten strategischen Beratung bei konkreten Transaktionen.
Umsatzsteuerplanung
Wir rationalisieren die Bereiche, in denen dies erforderlich ist, und verwalten die Steuersicherheit in den Unternehmen unserer Mandanten (individuelle Steuerauslegungen, verbindliche Steuersatzinformationen, verbindliche Tarifinformationen).
Steuerverfahren und -prüfungen:
Wir vertreten Mandanten bei Steuerverfahren und -prüfungen in Polen, wobei wir die Konsequenzen transparent darlegen und die bestmöglichen Lösungen wählen.
Umsatzsteuerrückerstattung für ausländische Unternehmen
Wir fordern die Umsatzsteuer für unsere Mandanten im Rahmen der in Polen durchgeführten VAT- REF-Verfahren zurück.
KSeF-Einführung
Wir beraten bei der Einführung des polnischen nationalen e-Invoicing Systems (KSeF) und berücksichtigen dabei unter anderem die Überprüfung von Prozessen, Dokumentationsanforderungen oder die Durchführung von Schulungen.
INTRASTAT und Beschaffung von EORI- und REX-Nummern
Wir übernehmen die gesamte Erstellung von INTRASTAT-Meldungen oder der Beschaffung von EORI- und REX-Nummern, die für das Funktionieren im Geschäftsverkehr innerhalb der EU notwendig sind.
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Ihre Vorteile auf einem Blick
Es lohnt sich, unsere Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen, denn:
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Das ist es, was wir am besten machen
Wir sind auf die Abrechnung der Umsatzsteuer für inländische, vor allem aber ausländische Unternehmer spezialisiert. Dank unserer langjährigen Erfahrung erledigen wir dies effizient und präzise
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Wir geben Ihnen Sicherheit
Die Umsatzsteuerabrechnungen werden von qualifizierten Steuerberatern durchgeführt, die aufgrund ihrer Kenntnisse und Kompetenzen die steuerlichen Folgen vorhersehen können
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Wir vereinfachen das Komplizierte
Wir erklären schwierige Vorschriften, damit Sie genau wissen, was wir tun und warum wir es tun
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Wir kehren um, wenn es nötig ist
Wir sind offen und ehrlich in unserem Handeln, und wenn die Situation es erfordert, ändern wir den Kurs zum Besseren
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Budget unter Kontrolle
Wir sorgen für Transparenz bei der Vergütung, indem wir nach Möglichkeit ein Pauschalhonorar anbieten
Sprechen Sie uns an
Ihre Steuerberater in Polen: Umsatzsteuer
Unsere Antworten auf Ihre Fragen
Wann sollte ich mich für die Mehrwertsteuer (für Umsatzsteuer) in Polen registrieren lassen?
Sie könnten verpflichtet sein, sich für die Mehrwertsteuer in Polen zu registrieren, wenn Sie unter anderem:
• Waren auf dem Gebiet Polens verkaufen;
• Waren aus Polen verkaufen und in ein Land der Europäischen Union ausführen oder aus einem Land der Europäischen Union nach Polen einführen;
• Dienstleistungen im Zusammenhang mit Immobilien für eine Entität erbringen, die die Mehrwertsteuer in Polen nicht abführt;
• Waren von außerhalb der Europäischen Union auf das Gebiet Polens importieren;
• Waren von Polen aus außerhalb der Europäischen Union exportieren;
Die Registrierung beim Finanzamt muss vor der Durchführung der ersten steuerpflichtigen Aktivität in Polen erfolgen.
Kann ich als ausländisches Unternehmen eine Mehrwertsteuerbefreiung in Polen aufgrund meines Umsatzes in Anspruch nehmen?
Die Befreiungen aufgrund des im Steuerjahr realisierten Umsatzes (Verkauf bis zu 200.000 PLN) gelten nicht für Steuerzahler, die keine Betriebsstätte auf dem Gebiet Polens haben. Wenn Sie in dieser Situation keine andere Tätigkeit ausüben, die aufgrund ihres Gegenstandes von der Mehrwertsteuer befreit ist (z.B. bestimmte Dienstleistungen im Gesundheitswesen oder im Finanzbereich), sind Sie unabhängig vom realisierten Umsatz zur Registrierung verpflichtet.
Wie lange dauert die VAT-Registrierung in Polen für ausländische Unternehmer?
Die Registrierung eines ausländischen Unternehmers dauert in der Regel etwa 2 Wochen ab dem Tag der Einreichung der vollständigen Unterlagen. Beachten Sie, dass die Bevollmächtigung einer anderen Einheit zur Abgabe von Steuererklärungen zusätzlich die Registrierung einer Vollmacht erfordert.
Muss ich bei der Registrierung für die Mehrwertsteuer (für Umsatzsteuer) in Polen ein polnisches Bankkonto eröffnen?
Die Umsatzsteuerregistrierung selbst erfordert keine Eröffnung eines polnischen Bankkontos. Bitte beachten Sie jedoch, dass es nicht möglich ist, die in den polnischen Steuererklärungen ausgewiesene Umsatzsteuer auf ein ausländisches Bankkonto zu überweisen. Darüber hinaus ist die Einrichtung eines polnischen Bankkontos für Split Payment-Transaktionen erforderlich. Das polnische Bankkonto sollte in die weiße Liste aufgenommen werden.
Gibt es in Polen eine jährliche Umsatzsteuererklärung?
In Polen gibt es keine jährliche Umsatzsteuererklärung. Jeder Abrechnungszeitraum ist ein separater Zeitraum. Wenn Sie Transaktionen nicht im richtigen Abrechnungszeitraum ausgewiesen haben, sind Sie verpflichtet, diese zu korrigieren.
Unter welchen Bedingungen habe ich Anspruch auf die Rückerstattung der in Polen gezahlten Umsatzsteuer?
Als Umsatzsteuerzahler sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn Sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen:
• Sie sind als aktiver Umsatzsteuerzahler registriert;
• die erworbenen Gegenstände oder Dienstleistungen stehen im Zusammenhang mit Ihrer steuerpflichtigen Tätigkeit, d. h. mit Ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit;
• Sie haben eine Unterlage erhalten, das Sie zu einem Steuerabzug berechtigt (in der Regel eine Rechnung);
• die Ausgaben fallen nicht unter die Steuerbefreiung (z. B. Unterkunfts- und Verpflegungsleistungen).
Darüber hinaus gibt es Fälle, in denen der Vorsteuerabzug nicht möglich ist. Unter anderem können Sie die Umsatzsteuer nicht abziehen, wenn der Umsatz nicht steuerpflichtig oder steuerbefreit ist oder mit einer leeren Rechnung (z. B. für eine nicht existierende Tätigkeit) belegt wird.
Welche grundsätzliche Frist gilt in Polen für die Umsatzsteuererstattung?
Die grundsätzliche Frist für die Erstattung der Umsatzsteuer in Polen beträgt 60 Tage ab dem Datum der Umsatzsteuerabrechnung (Vorlage einer JPK-Datei mit der entsprechenden Anweisung). Wenn Sie keine Verkäufe getätigt haben, verlängert sich die Erstattungsfrist auf 180 Tage. Der Leiter des Finanzamtes hat das Recht, diese Frist zu verlängern, wenn er der Ansicht ist, dass die Umsatzsteuererstattung eine zusätzliche Überprüfung erfordert.
Wie kontrollieren die Steuerbehörden in Polen üblicherweise die Umsatzsteuererstattung?
Die Rückerstattung der Umsatzsteuer wird vom Finanzamt sehr oft durch so genannte Verifizierungsmaßnahmen überprüft. In der Praxis fordert das Finanzamt die in der Abrechnung angegebenen Unterlagen an, insbesondere Rechnungen über den Verkauf, den Kauf, Unterlagen, die die Ausfuhr von Waren in Länder außerhalb der Europäischen Union und die Verbringung von Waren innerhalb der Europäischen Union im Rahmen der innergemeinschaftlichen Lieferung von Waren bestätigen, sowie Erklärungen über den Zusammenhang zwischen den Käufen und der steuerpflichtigen Tätigkeit (Struktur der unternehmerischen Tätigkeit).
Kann ich als ausländischer Unternehmer die Umsatzsteuer zurückfordern, ohne mich in Polen registrieren zu lassen?
Die Rückerstattung der Umsatzsteuer wird vom Finanzamt sehr oft durch so genannte Verifizierungsmaßnahmen überprüft. In der Praxis fordert das Finanzamt die in der Abrechnung angegebenen Unterlagen an, insbesondere Rechnungen über den Verkauf, den Kauf, Unterlagen, die die Ausfuhr von Waren in Länder außerhalb der Europäischen Union und die Verbringung von Waren innerhalb der Europäischen Union im Rahmen der innergemeinschaftlichen Lieferung von Waren bestätigen, sowie Erklärungen über den Zusammenhang zwischen den Käufen und der steuerpflichtigen Tätigkeit (Struktur der unternehmerischen Tätigkeit).
Werden Dienstleistungen, die von einem polnischen Auftragnehmer erworben werden, in Polen immer der Umsatzsteuer unterliegen, wenn sie für die Umsatzsteuer registriert sind?
Nein, Dienstleistungen sollten grundsätzlich in dem Land besteuert werden, in dem sie erbracht werden. Auch wenn Sie in Polen registriert sind, wird die Dienstleistung in Polen nicht besteuert, wenn:
• Sie keinen festen Geschäftssitz in Polen haben;
• Sie keine Dienstleistung erwerben, für die ein spezieller Leistungsort festgelegt wurde (z.B. eine Dienstleistung im Zusammenhang mit Immobilien).
Bin ich automatisch von der Umsatzsteuer befreit, wenn ich innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren aus Polen durchführe?
Die innergemeinschaftliche Lieferung von Waren ist von der Steuer befreit, wenn bestimmte Bedingungen, einschließlich der Dokumentation, erfüllt sind. Der Steuerzahler muss in seinen Unterlagen nachweisen, dass die Waren, die Gegenstand einer innergemeinschaftlichen Lieferung sind, aus Polen in ein anderes EU-Land exportiert wurden. Dabei handelt es sich in der Regel um vom Frachtführer erhaltene Transportdokumente (z. B. ordnungsgemäß ausgefüllte CMR-Briefe) und die Spezifikation der einzelnen Frachtstücke (Angaben wie z. B. Menge, Gewicht, Maße der Waren).
Kann ich in Polen für die Umsatzsteuer registriert sein und in meiner Umsatzsteuererklärung keine Umsätze angeben?
In der Regel können Sie in Polen als Umsatzsteuerzahler registriert sein, ohne dass Sie eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Wenn Sie jedoch in sechs aufeinanderfolgenden Monaten oder zwei aufeinanderfolgenden Quartalen keine Steuererklärungen abgeben, kann das Finanzamt den Steuerzahler aus dem Register streichen. Die Streichung aus dem Register kann u. a. dann verhindert werden, wenn nachgewiesen wird, dass die Abgabe der nicht abgegebenen Erklärungen auf die besondere Art der Geschäftstätigkeit zurückzuführen ist.
Bin ich als ausländischer Unternehmer verpflichtet, das polnische KSeF-(E-Invoicing) System zu nutzen?
Ausländische Unternehmer, die einen ständigen Geschäftssitz in Polen haben, werden verpflichtet sein, das polnische KSeF- (E-Invoicing) System zu nutzen. Die Einführung des KSeF-Systems ist zum 01.02.2026 für Unternehmer geplant, deren Umsatzwert (einschließlich des Steuerbetrags) 200.000.000 PLN im Jahr 2025 übersteigt, und ab dem 01.04.2026 für andere.
Welche Umsatzsteuersätze gelten in Polen?
Der Normalsatz der Umsatzsteuer beträgt 23 %. Für bestimmte Waren und Dienstleistungen können Sätze von 8 %, 5 % oder 0 % angewendet werden. Wenn Sie sich über den anzuwendenden Umsatzsteuersatz nicht sicher sind, können Sie einen sogenannten verbindlichen Steuerbescheid beantragen.
Der Normalsatz der Umsatzsteuer beträgt 23 %. Für bestimmte Waren und Dienstleistungen können Sätze von 8 %, 5 % oder 0 % angewendet werden. Wenn Sie sich über den anzuwendenden Umsatzsteuersatz nicht sicher sind, können Sie einen sogenannten verbindlichen Steuerbescheid beantragen.
Bei der Beendigung von Tätigkeiten in Polen muss diese Tatsache innerhalb von 7 Tagen ab dem Datum der Beendigung der steuerpflichtigen Tätigkeit auf einem speziellen Formular gemeldet werden.
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